Garantissez une informatique sécurisée, même en vacances !

Garantissez une informatique sécurisée, même en vacances !

Publié le : 05/07/2019 05 juillet Juil. 2019
Les vacances estivales commencent ! Nombreux sont les collaborateurs qui vont emmener avec eux leurs différents périphériques (tablettes, smartphone, ordinateurs portables) pour garder un pied au bureau pendant que l’autre sera au bord de la piscine. Pour d’autres, la question ne se pose pas, ils sont adeptes du BYOD (Brin Your Own Device) et il n’existe pas de différence entre leurs devices professionnels et personnels.
Renverser son mojito sur son ordinateur portable, poster des actualités sur LinkedIn depuis la plage, partager deux ou trois photos, checker ses emails pendant les embouteillages, oublier son smartphone à l’hôtel en plein milieu de la Thaïlande… les (més)aventures des collaborateurs en vacances ne font que commencer ! Votre entreprise doit anticiper les cyber risques liés à ces pratiques de plus en plus fréquentes de « digital workplace », pour éviter de mettre en péril vos données, votre business, votre entreprise.
Voici quelques solutions de sécurité informatique à mettre en place et des bonnes pratiques à transmettre à vos collaborateurs pour assurer la cybersécurité de votre entreprise, même en vacances !

Se méfier de la connexion au wi-fi public

En déplacement professionnel comme en vacances, on est rapidement tenté de se connecter aux premiers réseaux Wi-fi publics que l’on rencontre : dans un hôtel, un fast-food, un musée… Il est alors important de rappeler aux utilisateurs, les risques liés à une connexion internet non sécurisée : le vols de données sensibles (coordonnées bancaires, documents et informations confidentielles). Il est aussi conseillé de mettre en place au sein de l’entreprise un système de connexion sécurisé au réseau de l’entreprise : VPN (Réseau Privé Virtuel). ou chiffrement des communications. Il s’agit de  systèmes qui encapsule les données empêchant leur interception ou les rendant inexploitables.

Renforcez la sécurité des accès externes à l’entreprise grâce à l’authentification multifacteur (ou MFA)

L’authentification multifacteur (ou MFA) est une solution de sécurité informatique qui repose sur l’idée qu’aucun facteur de sécurité n’est parfait car le risque zéro n’existe pas. Il s’agit de mettre en service un système de confirmation de l’identité d’un utilisateur. Il est important de choisir la solution d’authentification multifacteur qui vous convient le mieux.

Anticiper le vol de matériel en chiffrant les données

Il peut arriver qu’un collaborateur malchanceux se fasse voler son ordinateur dans son hôtel ou lorsqu’il profitait d’une sieste réparatrice dans le train… Malgré les campagnes de vigilance que vous pourrez mettre en place tout au long de l’année dans votre entreprise, vous devez prévoir ce type d’incident. Mettez en place des solutions de chiffrement de données et de traçabilité des matériels qui permettrons à votre service informatique de gérer et bloquer à distance un ordinateur, un smartphone, une tablette. Toutes les données chiffrées en amont sont alors illisibles par toute personnes qui tenteraient de les lire.

Anticiper la dégradation involontaire de matériel grâce à la sauvegarde de données

En vacances, notre vigilance baisse. Un smartphone qui tombe dans la piscine, un verre d’eau fraîche renversé sur le clavier d’un ordinateur : un accident est vite arrivé. Ce type d’incident peut causer des pertes importantes de données internes à l’entreprise. Une solution de sauvegarde des données à distance sera le moyen le plus efficace pour garantir leur protection en tout lieu. Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) vous impose de déclarer à la CNIL toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données dans les 72heures de la connaissance des faits. Vous devrez aussi prouver que vous aviez mis en place une solution de sécurité des données. Faute de quoi, la CNIL pourrait vous sanctionner (amende jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du CA mondial).

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Gérer son accès aux emails professionnels

En France, un collaborateur reçoit en moyenne 88 emails par jour et en envoie 34. D’après une étude Adobe, les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour à consulter leur messagerie professionnelle. L’abondance des emails reçus a un effet pervers sur les collaborateurs : beaucoup préfèrent garder un œil sur leur messagerie professionnelle pendant leurs vacances pour éviter un retour au bureau avec plus de 1000 emails à trier, puis traiter. Environ 10% des emails reçus seraient des spams. La simple installation d’une solution anti-spam permettra de limiter au maximum ce désagrément.
Par ailleurs, vous pouvez expliquer ou rappeler quelques règles simples d’utilisation de la messagerie professionnelle :
  • Utilisation des « Règles » dans la messagerie professionnelle qui permettent de gérer automatiquement le classement des email en fonction des expéditeurs, des objets, des types de contenus, des listes de diffusion etc. Ainsi, les salariés peuvent partir plus sereins en vacances : leur retour au bureau sera facilité par la limitation des emails à classer.
  • Prévoir un « Message d’absence » clair envoyé automatiquement aux expéditeurs d’emails. Il est important de donner les coordonnées d’une autre personne qui peut assurer le back up du collaborateur absent.

Protéger la confidentialité des données

Rappeler les règles de confidentialité n’est jamais de trop. De simples habitudes de travail doivent être adoptées au quotidien pour les collaborateurs qui travaillent en dehors du bureau comme effectuer des communications téléphoniques professionnelles isolées ou verrouiller son ordinateur à chaque fois qu’on s’en éloigne, ne serait-ce que quelques minutes. Vous pouvez aussi doter tous vos utilisateurs en déplacement de filtres adaptés qui permettent de restreindre la lecture d’un écran au seul usagé.
 
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Bel été à tous !

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